KVKK AYDINLATMA METNİ

 

KİŞİSEL VERİ İMHA POLİTİKASI

Veri sorumlusu Özel Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği (Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı Hizmetleri Tic.San.Ltd.Şti.) , kişisel verilerinizi başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.

İşbu Politika ile Şirket, KVKK kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin genel ilke ve prensiplerin ortaya konulması ve mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlanmaktadır.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,

Alıcı Grubu:Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,

İmha:Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

Kişisel Veri:Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e->posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası)

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması,

devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer

inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,

Periyodik İmha: KVKK’ da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi,

POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri kapsamaktadır. Ayrıca, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.

KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda saklamaktadır:

Şirket bilgisayarları, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarları, çalışanlarının araçları (örn. cep

telefonu), yedekleme alanları, kağıt dosyalar, klasörler, ziyaretçi defteri, CD,DVD, USB, Hard diskler, yazıcı, fotokopi makinesi vb.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır:

•Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,

•Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,

•Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,

•İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

•İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Şirketimiz kişisel verileri, kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen KVKK’ nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve

kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir:

Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması: Kişisel verilerin işlenme şartlarından birincisi, sahibinin açık rızasıdır.

Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi:Veri sahibinin kişisel verileri, Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde açık rızası alınmadan hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

Fiili İmkansızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması:Fiili imkansızlık

nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması:Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin

gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

Hukuki Yükümlülük: Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin verileri işlenebilecektir.

Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi:Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirmeyle sınırlı olarak işlenebilecektir.

Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması:Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri

işlenebilecektir.

Şirketimizin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması:Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

KİŞİSEL VERİNİN SİLİNMESİ ,İMHA EDİLMESİ VEYA ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel veriler, işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, şirket tarafından ilgili kişinin talebi

üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir

Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre Şirketimiz seçmektedir. Kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesi açıklanmaktadır. Bu işlemlerin her birinde gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz KVKK’ nın 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili

teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

• Gerekli yazılım ve donanım belirlenmiştir. Bilgisayarlarda ve e-posta hesaplarında güçlü şifreler kullanılmaktadır.
• Müşteri bilgisinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize eğitimlerle aktarılmış, iş akitleriyle sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir. (Gizlilik Sözleşmeleri) Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.
• Tüm verilen yedeklemesi amacıyla gerekli alt yapı oluşturulmuştur.
• Bilgsayarlarda verilere ulaşabilecek çalışanlar belirlenmiştir.
• Müşteri dosyaları ve bilgileri sadece ilgililerin kendilerine, yazılı onay verdikleri yakınlarına, mevzuatı çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına ve adli durumlarda yetkili adli merciilere verilmektedir.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

 

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketimiz,kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.

Kişisel veri sahibinin, şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi

halinde:

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa: Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin

yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa: Kişisel veri sahibinin talebini KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını

kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da dijital ortamda bildirir.

PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha

işleminde, kişisel veriler imha edilmektedir. Bu kapsamda kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde 6 aylık periyotlar halinde imha işlemine tabi tutulmaktadır.

 

SÜREÇ	SAKLAMA SÜRESİ	İMHA SÜRESİ
Sözleşmelerin Hazırlanması	Sözleşme bitiminden itibaren 10 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi	Faaliyetin sona ermesinden itibaren 5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı	5 yıl	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kişisel Sağlık Verileri Kaydı	Mevzuatında belirtilen süre kadar	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kimlik verileri	Mevzuatında belirtilen süre kadar	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Görüntüleri	Özel Hastaneler Yönetmeliği gereği en az 2 ay süre ile saklanır.	Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Bu Politika, internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA VE ONAM FORMU

İşbu sağlık hizmeti sunumunda Özel Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği(Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı

Hizm.Tic.San.Ltd.Şti.) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ve rızanız

doğrultusunda kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Kişisel veri işlemenin kapsamı veriyi kaydetme, işleme, saklama, güncelleme ve mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere aktarma olup, mevzuat kapsamında karşılıklı hak ve yükümlülüklerimize ilişkin olarak sizleri aydınlatmak istiyoruz:

1. Sağlık verileriniz dahil tüm kişisel verileriniz (kimlik bilgisi, telefon, adres, sigorta numarası, hastalıklar ve benzeri gibi veriler)sözleşmenin kurulması için gerekli olması, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık

hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi; randevu almanız halinde randevu hakkında sizi haberdar edebilme; yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi; hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapma; kimliğinizi teyit etme; ilgili mevzuat uyarınca Sağlık Bakanlığı ve diğer kamu

kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma; sağlık hizmetlerinin finansmanı kapsamında özel sigorta şirketler ile talep edilen bilgileri paylaşma; sağlık hizmetlerimize ilişkin her türlü soru ve şikâyetinize cevap verebilme; sistem ve uygulamalarının veri güvenliği kapsamında tüm gerekli teknik ve idari tedbirleri alma; araştırma ve benzeri amaçlarla işlenebilir. Kişisel verileriniz sağlık hizmeti sunumu ile ilgili yasal mevzuatta yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek

işlenmektedir.

1. Kişisel verileriniz internet sitesi, sosyal medya, çağrı merkezi, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilir ve hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilir.
2. Toplanan kişisel verileriniz, Kanun tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kanunun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde ve yukarıda yer verilen amaçlarla polikliniğimiz , Sağlık Bakanlığı, bağlı alt birimleri ve aile hekimliği merkezleri, özel sigorta şirketleri (sağlık, emeklilik ve hayat sigortası ve benzeri), Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kolluk kuvvetleri, Nüfus Genel Müdürlüğü, Türkiye Eczacılar Birliği, savcılık ve mahkemeler, tıbbi teşhis için iş birliği içerisinde olduğumuz yurt içinde veya yurt dışında bulunan

laboratuvarlar, tıp merkezleri ve sağlık hizmeti sunan üçüncü kişiler, hastanın sevk edildiği veya hastanın kendisinin başvurduğu sağlık kuruluşu, usulüne uygun olarak yetki vermiş olduğunuz

temsilcileriniz, danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar ve resmi merciler, hizmetlerinden faydalandığımız veya işbirliği içerisinde olduğumuz tedarikçilerimiz, destek hizmet sağlayıcılarımız ile Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde paylaşılabilecektir.

1. Polikliniğimizde sağlık hizmeti sunumu sırasında işlenen kişisel verilerinizin veri koruma mevzuatına uygun olarak korunması için yeterli ve gerekli, teknik ve idari önlemleri almaktadır.
2. İşlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak; kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel sağlık verilerine erişim ve bu verileri isteme, amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, yanlış işlenme durumunda bunların düzeltilmesini isteme, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme, yanlış işleme

durumunda aktarılan 3. kişilere düzeltmenin bildirilmesini isteme, otomatik sistemler vasıtasıyla analiz etme suretiyle aleyhe çıkan sonuca itiraz etme, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi sebebiyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

1. Tarafımıza bir dilekçe ile başvurarak, yukarıda anlatılan haklarınızı kullanabilirsiniz. Talebiniz, tarafımızdan en geç otuz gün içinde değerlendirilerek sonucu tarafınıza bildirilecektir.
2. Rıza Beyanı: Tarafıma gerekli aydınlatmanın yapıldığını, metni okuduğumu ve anladığımı, herhangi bir etki altında kalmaksızın iş burada belirtilen kişisel verilerimin işlenmesine, Özel Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği (Yedikule Ağız ve Diş Sağlığı Hizm.Tic.San.Ltd.Şti) ve yukarıda anılan gerçek ve

tüzel kişilere aktarılmasına açık bir şekilde rıza gösterdiğimi kabul, beyan ve taahhüt ederim.

Tarih :

Adı Soyadı : İmza :